ZPPHiU: Co zrobić, by audyty kosztów wspólnych w centrach handlowych nie były już potrzebne?

Dlaczego ponoszone koszty nie są transparentnie przekazywane najemcom?

Związek Polskich Pracodawców Handlu i Usług (ZPPHiU) wskazuje, że wielu zarządców centrów handlowych odmawia najemcom możliwości kontroli kosztów wspólnych przez niezależnych audytorów – pomimo, iż taka możliwość jest zagwarantowana na przykład w tzw. Kodeksie Dobrych Praktyk PRCH. W Kodeksie zapisano, że wynajmujący powinni umożliwiać najemcom wgląd do takiej dokumentacji. Audyty kosztów wspólnych, do których publicznie zachęcają przedstawiciele wynajmujących, są uniemożliwiane lub skrajnie utrudniane w konkretnych przypadkach. Kolejnym powodem, dla którego informacje o wysokości ponoszonych w centrum kosztów nie są rzetelnie przekazywane najemcom jest przenoszenie części opłat z najemców o większej sile rynkowej na najemców o mniejszych możliwościach negocjacyjnych. To także jest działanie nieakceptowalne i niezgodne z prawem. Nie dlatego, że atrakcyjność konkretnego najemcy jest dla właściciela centrum większa i że w związku z tym jego łączne obciążenia czynszowe są niższe. Nie do przyjęcia jest, że konsekwencje finansowe swojej decyzji właściciel centrum w pełni i poza jakąkolwiek kontrolą przenosi na słabszy, zazwyczaj polski podmiot gospodarczy. Dlatego wynajmujący powinni szacować wysokość kosztów i jako profesjonaliści ponosić ryzyko prawidłowego budżetowania – przekazując najemcom jedną kwotę opłat zawierającą zarówno koszty, jak też zyski właścicieli centrów handlowych.

Nadal brakuje transparentności rozliczenia kosztów wspólnych w centrach handlowych. Powszechne są praktyki drastycznego wzrostu opłat eksploatacyjnych – znacznie powyżej wskaźnika inflacji – bez jednoznacznego informowania najemców jakie elementy i w jakich wysokościach się na nie składają i z czego wynikają podwyżki. Ten problem ma charakter systemowy.

„Coraz więcej spraw w kontekście rosnących kosztów wspólnych najemcy kierują do sądów – aby transparentnie wyjaśnić, jakie elementy są nimi objęte oraz ustalić, czy mniejsi najemcy nie ponoszą kosztów nie płaconych przez kluczowych najemców – a które powinien pokrywać sam wynajmujący, czyli właściciel centrum handlowego. Przykładem jest kolejny wyrok Sądu Okręgowego dotyczący nieuzasadnionego różnicowania kosztów wspólnych w centrum handlowym. Sąd potwierdził, że koszty wspólne powinny być jednakowe dla wszystkich podmiotów – nie jest dopuszczalne, aby jedni najemcy pokrywali koszty innych w konkretnym centrum handlowym. Wyrok, choć nieprawomocny, podkreśla istotne braki w konstrukcji typowej umowy najmu – według obecnego standardu wartość kosztów serwisowych nie jest możliwa do oszacowania przez najemcę z wyprzedzeniem. Widzimy także, że wynajmujący zawierają coraz więcej ugód z najemcami w takich sprawach, co jest ważnym trendem w tych relacjach” – komentuje mecenas dr Tomasz Henclewski z Kancelarii Prawnej Henclewski&Wyjatek.

„Standardowe umowy najmu zakładają formę zaliczkową płatności kosztów eksploatacyjnych, co jest z założenia błędne jako proces, ponieważ sprawczość i decyzyjność, nie łączy się z odpowiedzialnością. Koszty wspólne mają służyć pokryciu rzeczywistych i uzasadnionych wydatków na funkcjonowanie centrum handlowego, Właściciele centrów, zazwyczaj wielkie fundusze inwestycyjne, wybierając zarządców mogą upewnić się o ich profesjonalizmie i uzależnić wartość kontraktów z nimi od umiejętności prawidłowego zaplanowania i realizacji budżetu, Nie ma możliwości, by osoby zatrudnione w instytucjach finansowych nie miały stosownych kompetencji. Jednym, choć nie wyłącznym, logicznym wytłumaczeniem jest domniemanie, że koszty wspólne nie służą zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania centrum, lecz są dodatkowym, nieprzewidzianym i pozaumownym źródłem dochodu właścicieli. Szeroko komentowany jest przypadek wynajmującego, który drastycznie podnosząc wstecznie koszty w nieremontowanym od lat, zapuszczonym centrum, nigdy nie dopuścił do ich audytowania. Niezrozumiałą asymetrię obserwujemy w dostępie do informacji tak podstawowych jak dynamika odwiedzalności centrów handlowych, zmian w tenant mixie i planów remontów pociągających za sobą utrudnienia dla klientów w dojeździe do centrum, bądź dojściu do sklepów. Takie działanie zakłada pogłębianie nierówności, by nie użyć sformułowania świadomiej manipulacji lub wprowadzania w błąd. Najemcy nie maja wiedzy o skali wprowadzanych do centrów firm konkurencyjnych w stosunku do nich samych. Nie są informowani na etapie negocjacji o planowanym skróceniu czasu bezpłatnego parkowania dla klientów. Takie działanie w ostatnim czasie zaskutkowało 20% spadkiem odwiedzalności w przypadku jednego z centrów, o czym informują nas nasi członkowie. W żadnym ze znanych nam przypadków dodatkowe milionowe przychody wynajmujących z opłat parkingowych nie wpłynęły na obniżenie service charges dla najemców. Naszym postulatem powtarzanym od lat jest by ryzyka biznesowe były rozłożone prawidłowo – te związane z nieruchomościami by obciążały wynajmujących, a te z handlem lub usługami najemców. Warto podkreślić, ze nasz głos nie spotkał się z rzeczową polemiką w przestrzeni publicznej. ZPPHiU przesłało do PRCH propozycję, by branża centrów handlowych zrzeszona w tej organizacji, określiła w drodze dyskusji rzetelne standardy zarzadzania kosztami i dopuszczania do ich audytowania. Nie dostaliśmy odpowiedzi” – wskazuje Zofia Morbiato, dyrektor generalny Związku Polskich Pracodawców Handlu i Usług (ZPPHiU).

Obecna sytuacja powoduje niekontrolowane, drastyczne wzrosty kosztów i brak motywacji zarządców centrów do profesjonalnego i rzetelnego zarządzania pieniędzmi najemców. Nie jest interesem ani kompetencją najemców badanie wydatków na utrzymanie centrów – to niestety konieczność, wymuszona skokowymi wzrostami opłat.

Tematy te były podejmowane przez reprezentantów ZPPHiU podczas wiosennej edycji SCF 2025. Rozmawiano m.in. o:

• Odpowiedzialności i profesjonalizmie zarządcy centrum handlowego oraz dopłatach do kosztów wspólnych
• Optymalizacji kosztów przez właściwe zaprojektowanie procesów
• O tym jak sprawy kosztów wspólnych są regulowane w innych krajach
• Rozwiazywaniu sporów o dopłaty do kosztów wspólnych na drodze negocjacji, arbitrażu i przed sądami